Wyzwanie wstępne
Klient otrzymywał zamówienia zakupu pocztą elektroniczną od zaufanego nadawcy. Każdy dokument wymagał ręcznego przetwarzania:
- Pobranie PDF zamówienia
- Ręczne wyodrębnienie wartości
- Wystawienie faktury w systemie bankowym/księgowym
- Pobranie PDF faktury
- Przesłanie do pamięci masowej w chmurze
- Przygotowanie e-maila z odpowiedzią i załącznikiem
- Wewnętrzna archiwizacja referencji
Proces był powtarzalny i podatny na błędy.
Wdrożony przepływ pracy
1. Monitorowanie e-maili
- Monitorowanie skrzynki odbiorczej pod kątem zaufanych nadawców
- Filtrowanie według wzorców tematu
- Blokowanie wykonania przez nieautoryzowanych nadawców
2. Ekstrakcja i walidacja danych z PDF
Wyodrębniono:
- Numer zamówienia zakupu
- Kwoty netto, VAT i brutto
- Walutę
- NIP nabywcy
Walidacja obejmowała kontrolę spójności podatków i kwot.
3. Wyszukiwanie klienta
- Zapytanie do źródła danych klientów
- Pobranie danych prawnych i podatkowych wykorzystywanych przy wystawianiu faktury
4. Wystawienie faktury przez API
- Generowanie faktury przez API bankowe/księgowe
- Zastosowanie daty wystawienia, daty usługi, terminu płatności i reguł mapowania VAT
- Pobranie wygenerowanego PDF faktury
5. Przechowywanie dokumentów w chmurze
- Zapis pliku faktury w strukturze folderów rok/miesiąc
- Automatyczne tworzenie brakujących folderów
6. Przygotowanie projektu e-maila
- Stworzenie projektu e-maila z załączoną fakturą
- Pozostawienie ostatecznej decyzji o wysłaniu operatorowi do weryfikacji
Technologia
- Środowisko automatyzacji n8n
- Gmail API
- Banking/accounting REST API
- Google Drive API
- Źródło danych Firestore
- Węzły transformacji JavaScript
Wyniki
- Czas procesu end-to-end skrócony do poniżej 30 sekund na fakturę
- Wyeliminowanie błędów ręcznego kopiowania i wklejania
- Kontrole walidacji zmniejszyły ryzyko finansowe
- Przepływ pracy może skalować się do wyższych wolumenów faktur bez wzrostu zatrudnienia